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倾听项目人 | 干系人管理决胜项目成败

发表时间:2022.11.30

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「倾听项目人」是清晖项目管理推出的关于清晖PMP学员的系列采访栏目,我们将共同记录你与项目的过去、现在和未来。

通过本栏目,我们将带你一起了解项目人背后的故事,更加深入地去了解项目经理,探索项目管理在各行业的应用和实践。

 

采访嘉宾:刘达

职场经历:

2021年-至今:海南亚特兰蒂斯商旅发展有限公司亚特兰蒂斯酒店,担任信息技术项目经理

2019年-2021年:中免(三亚)海棠湾投资发展有限公司,担任部门负责人

2016年-2019年:海口远大购物中心有限公司,担任部门负责人

清晖学习经历:

清晖PMP1806期远程班学员

职场格言:

上善若水

项目人关键词:

尝试、突破、干系人、沟通、规划

生活标签和爱好:

运动

 

项目人故事

刘达从2016年起一直从事项目管理相关工作,从商业到零售业再到现在的文旅行业,从部门负责人到信息技术项目经理。一方面,刘达不想安于现状,认为职业生涯需要不断尝试与突破,另一方面,随着年龄的增长,为了深谙信息系统方向,在有限时间接触更多的项目以提高能力,所以他选择走出舒适圈。在他看来,这也让自己的工作生活更加有趣。

 

部门负责人关注可持续化,项目经理关注“事”

积累了4年多的经验,刘达认为作为部门负责人最重要的是确保可持续化平稳运营。保证信息系统安全运营,要考虑很多,比如:系统本身、公司战略、外部问题等。同时,工作重点还在与业务部门等各部门之间的沟通。他的工作可以理解为项目集经理,商业项目筹开是一个大型项目,分解出信息系统建设这部分,信息系统建设又包含很多,如:基础建设硬件网络,商业系统的ERP、CRM,还有其他一些辅助的客流系统。这一个个小项目,需要把它们汇总,然后按照公司项目整体的时间截点上线,并做好相关的统筹。每个系统之间多少会有一些联系,比如:有的系统先做完,后续的系统才能去配合做测试,要完成各个系统之间的协作,刘达需要关注的是如何将几个系统之间更好更快地衔接上。

 

而在信息技术项目经理这个岗位上,则更多关注的是“事”,一个阶段的工作。在目前所在公司,负责过招采系统、餐饮系统、零售系统等,为项目落地做具体工作,包括前期的需求收集、梳理立项相关分析文档、技术资料等;找供应商或者自己做解决方案,联系采购部门进行招采流程,通过技术的评标,签订合同;然后到项目的执行与监控,最后测试、验收、上线,以及后续技术指标文档的移交,完成项目管理的全流程。

 

项目上的沟通主要基于推进项目,执行好各个方面,而部门负责人与其他部门之间的沟通会涉及负面内容,比如:甩锅。由于公司的组织架构属于弱矩阵型,想要将项目推进得更快的话,部门负责人角色权利更大。

 

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协调好干系人,做好项目推进

在项目管理的过程中,刘达认为最需要关注、最核心的在于干系人管理,项目的需求其实都是满足各个干系人的需求,项目的进度、范围、成本等,很多都能通过沟通及变更管理来解决,而沟通也是与项目的干系人进行。

 

但是找对干系人,并非一件容易的事。刘达在做过的项目中遇到有些技术开发上的需求无法完成,和相关同事沟通无果,但对这个更有决策权应该重点管理的干系人其实并不需要此需求。另外,有些需求随着时间的推移或公司战略变化发生了改变,但因为找错干系人,而导致该需求信息没有及时等到更新。

 

关于做好项目推进,重要的是做好进度管理的规划。项目管理中,甲方和乙方有各自的计划,难点在于如何将双方的重叠部分和不同部分整合在一起。乙方提供的项目计划只是其内部的,不会考虑甲方的问题,也不太了解甲方可能存在的影响时间进度的因素。而甲方了解自己的体系和组织情况,但不清楚乙方的工作内容和需要的相关准备工作。所以在项目制定规划的时候,甲、乙双方充分的沟通是第一步,从专业的角度来讲,甲方要懂乙方的事,乙方要懂甲方的事。可能前期双方的信息不对称,但通过深度沟通就能把规划做好,归根结底,也是干系人的问题。对甲方来说,如果规划能做好,这个项目可能就成功了一半,后续的执行难度会小很多。

 

PMP让项目管理思维体系了然于心

在刘达考PMP之前做项目完全是靠经验。虽然也会用到PMP中的一些工具,但名称可能不一样,使用的工具更多的是基于组织的经验,比如倒排工期表等,其实很多工具的原理都是基于PMP中的方法论。PMP让刘达的项目管理工作更加系统化、结构化,对许多工作的理解更加深入,工具方法也运用得更加熟练,清楚地认识到什么时候什么情况用什么。刘达认为建立项目管理思维体系非常重要,他做事的习惯是提前在脑里画出思维导图,以便直观地了解各方面结构,学完PMP后,脑中的思维导图便自然形成了框架,需要填上哪些、从哪些方面入手,不会再茫然无章可循。

 

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项目都是由人做出来的,有人的地方就有江湖,干系人管理是项目管理的重中之重。祝愿刘达在今后能够继续保持不断挑战和突破的初心,收获更多项目管理中的乐趣,成为自己心中所想的项目人。

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